oor veel ondernemers in het midden- en kleinbedrijf (mkb) is de printer op kantoor vanzelfsprekend. Documenten moeten nu eenmaal soms worden afgedrukt. Achter deze simpele taak verbergt gaat echter vaak een web schuil van verspilling en onverwachte kosten die de productiviteit en de winstgevendheid kunnen beïnvloeden

‍

Het gaat namelijk om veel meer dan de aanschaf van een apparaat en een stapel papier. Een moderne aanpak kan je bedrijfsprocessen stroomlijnen, de beveiliging verhogen en aanzienlijke besparingen opleveren. Het is tijd om printen niet langer als kostenpost te zien, maar als kans voor optimalisatie.

‍

Verouderd beleid kost geld

De werkelijke kosten van printen zijn vaak veel hoger dan de zichtbare uitgaven voor hardware en inkt. Zo heb je bijvoorbeeld de medewerkers die tijd verliezen door storingen, de zoektocht naar de juiste benodigdheden, of het wachten op een bezette printer. Deze verloren uren vormen een aanzienlijke, maar vaak genegeerde, kostenpost.

‍

Daarnaast leidt een gebrek aan overzicht tot onnodig verbruik. Grote hoeveelheden ongebruikte afdrukken, onnodige kleurenprints en slecht voorraadbeheer van inkt en papier drijven de kosten op. Een verouderde printervloot verbruikt bovendien vaak meer energie en vereist vaker duur onderhoud.

‍

Hardware is de basis

De keuze voor de juiste apparatuur is een belangrijke eerste stap. Het is verleidelijk om enkel naar de aanschafprijs te kijken, maar een toekomstbestendige beslissing vraagt om een bredere blik. Een moderne printer kantoor moet niet alleen betrouwbaar zijn, maar ook passen bij je specifieke workflows. Factoren als printsnelheid, energieverbruik, scanmogelijkheden en de schaalbaarheid om met je bedrijf mee te groeien, moeten allemaal worden meegenomen. Ingebouwde beveiligingsfuncties zijn tegenwoordig onmisbaar om je bedrijfsgegevens te beschermen.

‍

Behaal maximale productiviteit

Zodra de juiste hardware is geïnstalleerd, is proactief beheer het volgende aandachtspunt. In plaats van te wachten tot er problemen ontstaan, zorgt een beheerde aanpak ervoor dat je printomgeving altijd optimaal functioneert. Door het beheer uit te besteden via professionele print services, worden verbruiksartikelen automatisch aangevuld en wordt onderhoud preventief uitgevoerd. Dit minimaliseert stilstand en stelt je IT-team in staat zich te concentreren op kerntaken, in plaats van op het oplossen van printerstoringen.

‍

Veiligheid en duurzaamheid

Een modern printbeleid omvat meer dan alleen doelgericht werken en kosten. Informatiebeveiliging is een topprioriteit voor elk bedrijf. Functies waarbij een gebruiker zich eerst bij de printer moet identificeren voordat een document wordt vrijgegeven, voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt. Dit is broodnodig in een tijd waarin datalekken een serieuze bedreiging vormen.

‍

Tegelijkertijd groeit het belang van duurzaam ondernemen. Slim printen draagt hieraan bij door papierverspilling tegen te gaan, bijvoorbeeld door dubbelzijdig printen als standaard in te stellen. Energiezuinige apparaten en programma's voor het recyclen van cartridges verkleinen de belasting van ons milieu. De voordelen zijn duidelijk:

• Lagere operationele kosten door beter gericht verbruik.
• Verbeterde informatiebeveiliging door geautoriseerd printen.
• Hogere productiviteit van medewerkers door minder storingen.
• Een kleinere ecologische voetafdruk door bewuster printgedrag.

‍

Realiseer een 'slim' kantoor

Het optimaliseren van je printomgeving is een laagdrempelige maar zeer effectieve manier om je bedrijfsvoering te verbeteren. Het leidt niet alleen tot directe kostenbesparingen, maar verhoogt ook de productiviteit en de veiligheid binnen je organisatie. Door printen strategisch te benaderen, verander je een verborgen kostenpost in een waardevol bedrijfsmiddel.

‍

Neem de tijd om je huidige situatie te analyseren. Breng in kaart wat je werkelijke printkosten zijn en waar de knelpunten liggen. Een investering in modern en goed beheerd beleid op het gebied van printers en printen betaalt zichzelf snel terug en maakt je organisatie klaar voor de toekomst.