e hebt een nieuw kantoor en kan er al snel intrekken. Dat betekent een hoop regelen, maar ook eindelijk meer parkeerruimte, mogelijkheid tot uitbreiding van je team en de locatie ligt centraler. Om er voor te zorgen dat je niks vergeet, hebben we een aantal stappen voor je op rij gezet die je niet mag overslaan. Zo zorg je dat alles soepel verloopt, dat er straks geen klanten op het oude adres aankloppen en dat je team van alles op de hoogte is! 

‍

Benodigdheden

Als je gaat verhuizen is het handig om een planning te maken. Een goede planning neemt een hoop stress weg. Zodra je de verhuisdatum weet, stel je een verhuisteam samen. Je huurt bijvoorbeeld een professioneel verhuisbedrijf in, of verdeelt onderling taken. Als je een team inhuurt, bekijk dan de verzekeringsvoorwaarden van het verhuisbedrijf goed, zodat je volledig gedekt bent tijdens het proces. Denk ook aan het huren of inschakelen van vervoer en haal genoeg verhuisdozen. En als je van tevoren al weet dat je veel afval gaat krijgen tijdens de verhuizing, kun je een rolcontainer huren van Spelt. Denk ook aan andere handige apparaten, zoals een verhuislift, ladder of trolley. 

‍

Interne- en externe communicatie

Tijdens een bedrijfsverhuizing is duidelijke communicatie heel erg belangrijk. Informeer medewerkers op tijd over hun rol in het verhuisproces. Vertel ze wat er van hen verwacht wordt. Denk hierbij aan het opruimen van persoonlijke werkplekken, labelen van spullen die meeverhuizen en aanpassing van bijvoorbeeld ov-abonnementen om op de nieuwe locatie te komen. Vergeet naast je huidige klantenbestand niet om al je andere externe partijen op de hoogte te brengen van de verhuizing. Denk aan het schoonmaakbedrijf, de pakketdienst, je internetabonnement, allerlei stakeholders die regelmatig langskomen. Stuur een nieuwsbrief uit zodat iedereen op de hoogte is. Zorg dat je adres bij alle bedrijfsgegevens wordt aangepast naar het nieuwe adres en dat je je abonnementen op tijd opzegt en aansluit op het nieuwe adres.

‍

Organiseren van spullen

Het vooraf inventariseren van de huidige inboedel is een handige stap. Bepaal welke meubels en apparatuur meegaan naar de nieuwe locatie en wat vervangen of weggegooid kan worden. Overweeg of bepaalde zaken hergebruikt kunnen worden, bijvoorbeeld door ze te laten refurbishen. Ook kunnen overtollige spullen worden gedoneerd of verkocht. Het is belangrijk dat alle materialen van tevoren worden ingepakt, zodat de verhuizers precies weten wat er mee moet. Dit voorkomt chaos op de verhuisdag. 

‍

De technologische infrastructuur en juridische afwikkelingen

Een aspect dat nogal eens wordt onderschat bij het verhuizen van een bedrijf is de enorme infrastructuur van technologie in een pand. Zorg ervoor dat alle IT-systemen op tijd worden afgekoppeld en dat er een plan is voor het opnieuw aansluiten van alle apparatuur op de nieuwe locatie. Wijs het liefst twee personen hiervoor aan. Zodat ze elkaar kunnen helpen waar nodig. Met een goede voorbereiding ben je zonder al te veel gedoe in je nieuwe bedrijfspand ingetrokken!